Kijkje achter de schermen bij de beursorganisatie van HortiContact

De laatste voorbereidingen voor aankomende editie van HortiContact 2019 zijn volop aan de gang. Altijd al nieuwsgierig geweest hoe de beursorganisatie van Easyfairs Evenementenhal te werk gaat om zo’n internationale en succesvolle beurs neer te zetten? Hierbij alvast een kijkje achter de schermen.

Nog 5 dagen te gaan en dan moet toch echt alles klaar staan in de Evenementenhal in Gorinchem. Kortom: nog even keihard werken om de puntjes op de i te zetten voor het cluster Horticulture. Dit cluster bestaat uit Head of event: Mariëlle Schonewille, accountmanagers: Ceoray Rozenboom, Ramon Schlepers, Carolien van den Bosch en Jeroen Ensink en marketeers Emily Timmerman en Fleur Lentjes. Een sterk team bestaande uit veel uiteenlopende karakters die hun krachten goed bundelen. 
Op dit moment is Carolien met zwangerschapsverlof. De overige teamleden van het cluster werken een week voor de beurs nog net een tandje extra om te zorgen dat alles goed voorbereid is en de beurs op dinsdag 19 februari goed van start kan gaan. Maar hoe doen zij dit nou eigenlijk?

Vraagbaak
Accountmanagers Ceoray, Ramon en Jeroen beantwoorden de hele dag door vragen zowel aan de telefoon als per e-mail. Zij zijn zo net voor beurs een ware vraagbaak voor de exposanten. Daarnaast geven zij verschillende last minute boekingen door aan de afdeling in Gorinchem die verantwoordelijk zijn voor de opbouw van de beursvloer en controleren zij of alle wensen en bestellingen juist in het systeem staan.
Marketeers Emily en Fleur zijn druk bezig met het bestellen van de laatste presentatiematerialen en schrijven briefings voor de collega’s die verantwoordelijk zijn voor het plaatsen van de signing en promotie op de beursvloer. Het schrijven van meerdere berichten om te delen via social media, de pers en andere mediapartners niet te vergeten en alle bijkomende zaken. Tevens controleren ze of alle bestelde promotie door exposanten juist gedrukt is en vervoerd wordt naar Gorinchem. 

Draaiboek
Head of events Mariëlle coördineert en helpt waar nodig haar team. Samen houdt het cluster het draaiboek nauwlettend in de gaten. Hierin staat alles stap voor stap vermeld, van de plattegrond tot de aankleding van de beursvloer. 
Kortom: één week voor beurs is het één grote drukte op het kantoor van het cluster Horticulture. Samen knallen naar het gezamenlijke einddoel: een succesvolle en mooie beurs neerzetten! 

Vanaf aanstaande maandag zijn alle teamleden in Gorinchem aanwezig om de 16editie van HortiContact tot een succes te maken.